1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec vaših osebnih podatkov je:

(v nadaljevanju: »mi«, »naše podjetje« ali »hotel«) je upravljavec osebnih podatkov v smislu člena 4(7) GDPR.

2. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO)

V skladu s členom 37 GDPR smo imenovali pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Za vsa vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov ali uveljavljanjem vaših pravic se lahko obrnete na:

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov deluje neodvisno in je dolžna varovati zaupnost vaših sporočil. Nanjo se lahko obrnete neposredno brez predhodnega obvestila podjetju.

3. Osebni podatki, ki jih zbiramo

Zbiramo različne kategorije osebnih podatkov, odvisno od tega, kako z nami komunicirate in katere storitve koristite. Osebne podatke zbiramo neposredno od vas, samodejno prek naše spletne strani ter od tretjih oseb.

3.1 Podatki, ki nam jih posredujete neposredno

• Identifikacijski podatki: ime in priimek, datum rojstva, spol, državljanstvo, številka osebnega dokumenta (osebna izkaznica ali potni list).
• Kontaktni podatki: naslov stalnega ali začasnega bivališča, telefonska številka, e-poštni naslov.
• Podatki o rezervaciji: datumi prijave in odjave, vrsta in število sob, posebne zahteve in preference, namen bivanja.
• Finančni podatki: podatki o plačilni kartici (shranjeni in obdelani prek varnih plačilnih ponudnikov), podatki o bančnem računu pri nakazilih, računi in plačilna zgodovina.
• Podatki o zvestobi in ugodnostih: podatki o članstvu v programu zvestobe, zbrane točke, uveljavljene ugodnosti.
• Komunikacijski podatki: vsebina e-poštnih sporočil, pisnih pritožb, anket o zadovoljstvu in mnenj.
• Podatki o zdravju (posebna kategorija): prehranske omejitve, alergije ali zdravstvene potrebe, ki nam jih sporočite za zagotavljanje prilagojenih storitev, izključno z vašo izrecno privolitvijo.
• Podatki za namen registracije pri igrah na srečo: kopija osebnega dokumenta, davčna številka, izjava o samoizključitvi, podatki o virih sredstev v skladu z Zakonom o igrah na srečo (ZIS).

3.2 Podatki, ki jih zbiramo samodejno

• Tehnični podatki: IP-naslov, vrsta in različica brskalnika, operacijski sistem, ločljivost zaslona, jezikovne nastavitve.
• Podatki o uporabi spletne strani: obiskane strani, čas obiska, kliki, trajanje seje, napotitveni URL.
• Podatki iz piškotkov in sledilnih tehnologij: piškotki, spletni svetilniki (web beacons), oznake slikovnih pik (pixel tags) in podobne tehnologije. Podrobnejše informacije so navedene v naši Politiki piškotkov.
• Podatki o napravah: identifikator naprave, model naprave, operacijski sistem naprave pri uporabi mobilnih aplikacij.

3.3 Podatki, pridobljeni od tretjih oseb

• Posredniki in potovalne agencije: rezervacijski podatki, posredovani prek platform, kot so Booking.com, Expedia ali podobnih.
• Partnerji na področju iger na srečo: podatki iz registrov za samoomejitev igranja v skladu z veljavno zakonodajo.
• Ponudniki analitičnih storitev: agregirani in anonimizirani podatki o obnašanju uporabnikov.
• Organi pregona in regulatorni organi: podatki, pridobljeni na podlagi zakonske obveznosti ali uradne zahteve.

4. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov

Vaše osebne podatke obdelujemo le, kadar za to obstaja ustrezna pravna podlaga v skladu s členom 6 GDPR. Spodaj navajamo pravne podlage, na katere se opiramo:

4.1 Izvajanje pogodbe – člen 6(1)(b) GDPR

Obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere stranka ste, ali za izvajanje ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe. To vključuje:

• obdelavo vaše rezervacije hotelske sobe ali hotelskih storitev;
• zagotavljanje storitev nastanitve, gostinstva in spremljevalnih storitev;
• obdelavo plačil in izdajanje računov;
• upravljanje odpovednih zahtevkov in sprememb rezervacij;
• zagotavljanje storitev na zahtevo gosta med bivanjem.

4.2 Zakonska obveznost – člen 6(1)(c) GDPR

Obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca. To vključuje:

• vodenje knjige gostov in prijavo gostov pristojnim organom (Zakon o tujcih, Zakon o gostinstvu);
• hrambo računovodskih listin in davčnih dokumentov (Zakon o davku na dodano vrednost, Zakon o gospodarskih družbah);
• izpolnjevanje obveznosti na področju preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT-2);
• izpolnjevanje zahtev Zakona o igrah na srečo (ZIS) in navodil Agencije za javni nadzor nad revidiranjem;
• obveščanje organov pregona v primerih, določenih z zakonom;
• shranjevanje podatkov o varnostnih incidentih v skladu z zakonskimi zahtevami.

4.3 Zakoniti interesi – člen 6(1)(f) GDPR

Obdelava je potrebna za namene zakonitih interesov, ki jih zasledujemo mi ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika. To vključuje:

• zagotavljanje varnosti gostov, zaposlenih in premoženja z videonadzorom;
• preprečevanje goljufij, kraje in zlorab storitev;
• upravljanje in izboljšanje naše spletne strani in IT-sistemov;
• analizo poslovne uspešnosti in optimizacijo storitev;
• uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;
• neposredno trženje obstoječim strankam v zvezi s podobnimi storitvami.

4.4 Privolitev – člen 6(1)(a) GDPR

Obdelava temelji na vaši prostovoljni, specifični, informirani in nedvoumni privolitvi. To vključuje:

• pošiljanje glasila in tržnih sporočil po e-pošti ali SMS-u;
• obdelavo posebnih kategorij podatkov (npr. podatki o zdravju za prilagojene prehranske storitve);
• nameščanje nebistvenih piškotkov (analitičnih, tržnih);
• shranjevanje vaših preferenc za prihodnje obiske.

Svojo privolitev lahko kadar koli prekličete brez posledic za zakonitost obdelave, ki je temeljila na privolitvi pred njenim preklicem. Za preklic privolitve nas kontaktirajte na info@qiravelroyalstay.com.

4.5 Vitalni interesi – člen 6(1)(d) GDPR

V izjemnih primerih lahko obdelujemo vaše osebne podatke, kadar je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov vas ali druge fizične osebe, na primer v primeru nujnih medicinskih situacij med bivanjem v hotelu.

4.6 Posebne kategorije osebnih podatkov – člen 9 GDPR

Posebne kategorije osebnih podatkov (npr. podatki o zdravstvenem stanju, verski prepričanji ali biometrični podatki) obdelujemo le na podlagi vaše izrecne privolitve v skladu s členom 9(2)(a) GDPR ali kadar je to nujno potrebno za zaščito vaših vitalnih interesov v skladu s členom 9(2)(c) GDPR.

5. Namen obdelave osebnih podatkov

Vaše osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:

5.1 Upravljanje rezervacij in nastanitve

• Obdelava, potrjevanje in upravljanje rezervacij hotelskih sob in storitev.
• Prijava in odjava gostov ter vodenje hotelske knjige gostov.
• Komunikacija v zvezi z rezervacijo in bivanjem.
• Zagotavljanje posebnih zahtev in prilagoditev sob.

5.2 Plačila in računovodstvo

• Obdelava plačil za hotelske storitve in storitve kasina.
• Izdajanje računov in davčne dokumentacije.
• Upravljanje povračil in reklamacij.
• Preprečevanje goljufij pri plačilih.

5.3 Storitve kasina in igre na srečo

• Registracija in verifikacija identitete gostov kasina v skladu z ZIS.
• Vodenje evidenc o igranju in upravljanje računov za igre na srečo.
• Izvajanje programov odgovornega igranja, vključno s samoomejitvenimi ukrepi.
• Preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma (AML/KYC postopki).
• Poročanje regulatornim organom v skladu z zakonodajo.

5.4 Varnost in zaščita

• Zagotavljanje varnosti gostov, zaposlenih in premoženja z videonadzorom v skupnih prostorih.
• Upravljanje dostopa do hotelskih in kasinskih prostorov.
• Preprečevanje nezakonitih dejavnosti in kršitev hotelskih pravil.
• Varnost IT-sistemov in zaščita pred kibernetskimi napadi.

5.5 Trženje in komunikacija

• Pošiljanje informacij o ponudbah, promocijah in posebnih ugodnostih (le z vašo privolitvijo).
• Upravljanje programa zvestobe in personaliziranih ponudb.
• Izvajanje anket o zadovoljstvu gostov.
• Upravljanje prisotnosti na družbenih omrežjih.

5.6 Izboljšanje storitev in analitika

• Analiza obnašanja obiskovalcev spletne strani za izboljšanje uporabniške izkušnje.
• Razvoj novih storitev in produktov na podlagi povratnih informacij gostov.
• Interne statistike in poslovne analize.

5.7 Izpolnjevanje pravnih obveznosti

• Prijavitev gostov pristojnim organom v skladu z zakonodajo.
• Hramba in posredovanje podatkov na zahtevo organov pregona.
• Izpolnjevanje davčnih, računovodskih in regulatornih obveznosti.

6. Deljenje osebnih podatkov s tretjimi osebami

Vaših osebnih podatkov ne prodajamo, ne oddajamo v najem in ne trgujemo z njimi. Do vaših podatkov imajo dostop le tiste tretje osebe, ki jih potrebujejo za zagotavljanje storitev v našem imenu ali kadar je to zahtevano z zakonom.

6.1 Obdelovalci podatkov

S skrbno izbranimi pogodbenimi partnerji, ki obdelujejo podatke v našem imenu in na podlagi pisne pogodbe o obdelavi podatkov v skladu s členom 28 GDPR:

• Ponudniki IT-storitev in gostovanja: upravljanje naše spletne strani, strežniška infrastruktura in varnostne kopije podatkov.
• Ponudniki plačilnih storitev: varnostna obdelava plačilnih transakcij (npr. banke, kartične hiše).
• Rezervacijske platforme: posredovanje rezervacij (npr. Booking.com, Expedia).
• Ponudniki e-poštnih in tržnih platform: pošiljanje glasil in tržnih sporočil.
• Ponudniki analitičnih storitev: analiza spletnega prometa (npr. Google Analytics).
• Ponudniki videonadzorunih sistemov: upravljanje varnostnih kamer.
• Računovodski in pravni svetovalci: izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

6.2 Samostojni upravljavci podatkov

V določenih primerih posredujemo vaše podatke tretjim osebam, ki nastopajo kot samostojni upravljavci:

• Pristojni državni organi: Policija, Finančna uprava RS, Agencija za preprečevanje pranja denarja, inšpekcijske službe – na podlagi zakonske obveznosti ali sodne odredbe.
• Regulatorni organi na področju iger na srečo: Agencija za javni nadzor nad revidiranjem in drugi pristojni organi v skladu z ZIS.
• Sodišča in organi pregona: v primeru pravnih postopkov ali zahtevkov.
• Zavarovalnice: v primeru nesreč ali zavarovalnih zahtevkov.

6.3 Prenosi podatkov v tretje države

Vaše osebne podatke praviloma obdelujemo znotraj Evropskega gospodarskega prostora (EGP). Kadar je prenos osebnih podatkov v tretje države (zunaj EGP) neizogiben, zagotovimo ustrezne zaščitne ukrepe v skladu s poglavjem V GDPR, vključno z:

• sklepanjem standardnih pogodbenih klavzul, ki jih sprejme Evropska komisija;
• prenosom v države, za katere je Evropska komisija ugotovila ustrezno raven varstva podatkov;
• drugimi ustreznimi zaščitnimi ukrepi v skladu s členi 46–49 GDPR.

Za podrobnejše informacije o prenosih podatkov v tretje države se obrnite na našo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

7. Hramba osebnih podatkov

Vaše osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namena, za katerega so bili zbrani, ali kolikor je določeno z veljavno zakonodajo. Po izteku roka hrambe podatke varno izbrišemo ali anonimiziramo.

V primeru pravnih sporov ali zahtevkov lahko podatke hranimo dlje, dokler se postopek pravnomočno ne konča.

8. Vaše pravice v zvezi z osebnimi podatki

V skladu z GDPR imate naslednje pravice v zvezi z vašimi osebnimi podatki. Vaše zahteve bomo obravnavali brez nepotrebnega odlašanja, v vsakem primeru pa v roku enega meseca od prejema zahteve. Ta rok se lahko v izjemnih primerih podaljša za dodatna dva meseca, o čemer vas bomo obvestili.

8.1 Pravica do dostopa – člen 15 GDPR

Imate pravico zahtevati potrditev, ali obdelujemo vaše osebne podatke, in dostop do teh podatkov ter informacij o namenu obdelave, kategorijah podatkov, prejemnikih, roku hrambe in vaših pravicah.

8.2 Pravica do popravka – člen 16 GDPR

Imate pravico zahtevati popravek netočnih ali dopolnitev nepopolnih osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas.

8.3 Pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«) – člen 17 GDPR

Imate pravico zahtevati izbris vaših osebnih podatkov, kadar:

• podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani;
• ste preklicali privolitev in ni druge pravne podlage za obdelavo;
• ste ugovarjali obdelavi in ni prevladujočih zakonitih razlogov za nadaljevanje;
• so bili podatki obdelani nezakonito;
• je to potrebno za izpolnitev zakonske obveznosti.

Pravica do izbrisa ne velja, kadar je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov ali iz razlogov v javnem interesu.

8.4 Pravica do omejitve obdelave – člen 18 GDPR

Imate pravico zahtevati omejitev obdelave vaših podatkov, kadar:

• izpodbijate točnost podatkov (omejitev za čas preverjanja točnosti);
• je obdelava nezakonita, vi pa nasprotujete izbrisu;
• podatkov ne potrebujemo več, vi pa jih potrebujete za uveljavljanje pravnih zahtevkov;
• ste vložili ugovor zoper obdelavo (za čas odločitve o ugovoru).

8.5 Pravica do prenosljivosti podatkov – člen 20 GDPR

Imate pravico prejeti vaše osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki ter pravico zahtevati, da te podatke posredujemo drugemu upravljavcu, kadar obdelava temelji na privolitvi ali pogodbi in se izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.

8.6 Pravica do ugovora – člen 21 GDPR

Kadar obdelava temelji na zakonitih interesih (člen 6(1)(f) GDPR) ali na izvajanju naloge v javnem interesu, imate pravico do ugovora zoper obdelavo. Obdelavo bomo ustavili, razen če bomo izkazali nujne zakonite razloge za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Kadar obdelujemo vaše podatke za namene neposrednega trženja, imate brezpogojno pravico do ugovora, ki ga bomo nemudoma upoštevali.

8.7 Pravica do preklica privolitve – člen 7(3) GDPR

Kadar obdelava temelji na vaši privolitvi, jo lahko kadar koli prekličete brez navedbe razlogov in brez posledic. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, ki je potekala na podlagi privolitve pred njenim preklicem. Privolitev prekličete z obvestilom na info@qiravelroyalstay.com ali prek mehanizma za odjavo v tržnih sporočilih.

8.8 Pravica do pritožbe nadzornemu organu – člen 77 GDPR

Imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu za varstvo osebnih podatkov, zlasti v državi članici vašega običajnega bivališča, kraja dela ali domnevne kršitve. Pristojni nadzorni organ v Republiki Sloveniji je:

Preden se obrnete na nadzorni organ, vas vljudno prosimo, da najprej kontaktirate nas ali našo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, da skupaj poiščemo rešitev.

8.9 Avtomatizirano odločanje in profiliranje – člen 22 GDPR

Vaših osebnih podatkov ne uporabljamo za avtomatizirano odločanje, ki bi imelo pravne ali podobne bistvene učinke za vas, brez ustreznih zaščitnih ukrepov. V primeru kakršnega koli profiliranja za namene trženja vas bomo predhodno obvestili in pridobili vašo privolitev.

9. Piškotki in sledilne tehnologije

Naša spletna stran uporablja piškotke in podobne tehnologije za zagotavljanje delovanja spletne strani, analitiko in trženje. Piškotki so majhne besedilne datoteke, ki se shranijo na vaši napravi ob obisku spletne strani.

9.1 Vrste piškotkov

• Nujno potrebni piškotki: Brez teh piškotkov spletna stran ne more pravilno delovati. Ne zahtevajo vaše privolitve. Primeri: seja, varnost, košarica.
• Analitični piškotki: Zbiramo anonimne statistike o uporabi spletne strani. Zahtevajo vašo privolitev. Primer: Google Analytics.
• Tržni piškotki: Omogočajo prikazovanje relevantnih oglasov. Zahtevajo vašo privolitev.
• Funkcionalni piškotki: Shranjujejo vaše preference (npr. jezik, regija). Zahtevajo vašo privolitev.

9.2 Upravljanje piškotkov

Ob prvem obisku spletne strani se prikaže pasica s piškotki, prek katere lahko upravljate svoje nastavitve. Piškotke lahko kadar koli spremenite ali umaknete prek nastavitev brskalnika ali z obiskom naših nastavitev piškotkov.

Navodila za upravljanje piškotkov v najpogosteje uporabljanih brskalnikih:

• Google Chrome: Nastavitve → Zasebnost in varnost → Piškotki in drugi podatki spletnih mest.
• Mozilla Firefox: Možnosti → Zasebnost in varnost → Piškotki in podatki spletnih mest.
• Microsoft Edge: Nastavitve → Zasebnost, iskanje in storitve → Piškotki.
• Safari: Nastavitve → Zasebnost → Upravljanje podatkov spletnih mest.

Upoštevajte, da onemogočanje piškotkov lahko vpliva na delovanje nekaterih funkcij spletne strani.

10. Varnost osebnih podatkov

Vaše osebne podatke varujemo z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi v skladu s členom 32 GDPR, ki vključujejo:

• šifriranje podatkov med prenosom (SSL/TLS) in v mirovanju;
• omejitev dostopa do podatkov le na pooblaščene osebe na osnovi načela »need-to-know«;
• redne varnostne kopije podatkov in preizkuse obnove;
• požarne zidove, sisteme za zaznavanje vdorov in protivirusno zaščito;
• redno usposabljanje zaposlenih na področju varstva podatkov in informacijske varnosti;
• redne varnostne preglede in ocene tveganja;
• postopke za obvladovanje kršitev varnosti osebnih podatkov.

Kljub vsem varnostnim ukrepom noben prenos podatkov prek interneta ne more biti 100 % varen. V primeru kršitve varnosti osebnih podatkov, ki bi ogrozila vaše pravice in svoboščine, bomo ukrepe izvedli v skladu s členom 33 in 34 GDPR, vključno z obvestilom Informacijskemu pooblaščencu in vam, kadar je to zahtevano.

11. Varstvo podatkov otrok

Naše storitve na področju iger na srečo so namenjene izključno polnoletnim osebam (osebam, starejšim od 18 let). Namenoma ne zbiramo osebnih podatkov oseb, mlajših od 18 let, za namene iger na srečo. Hotelske storitve so lahko na voljo mlajšim osebam v okviru obiskov z družino, pri čemer zahtevamo, da starši ali zakoniti skrbniki zagotovijo ustrezne informacije.

Če ugotovimo, da smo nehote zbrali osebne podatke mladoletne osebe brez ustrezne privolitve starša ali zakonitega skrbnika, jih bomo nemudoma izbrisali.

12. Spremembe politike zasebnosti

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo, da odražamo spremembe v naši poslovni praksi, zakonodajnih zahtevah ali tehnologiji. O bistvenih spremembah vas bomo obvestili prek e-pošte ali z obvestilom na naši spletni strani z navedbo datuma zadnje posodobitve.

Priporočamo, da to politiko zasebnosti redno pregledate. Datum zadnje posodobitve je naveden na vrhu tega dokumenta.

13. Kontaktni podatki in uveljavljanje pravic

Za vsa vprašanja v zvezi s to politiko zasebnosti, obdelavo vaših osebnih podatkov ali uveljavljanjem vaših pravic nas kontaktirajte:

Vašo zahtevo bomo obravnavali v roku enega meseca od prejema. V primeru kompleksnih zahtev ali velikega števila zahtev se ta rok lahko podaljša za največ dva dodatna meseca, o čemer vas bomo predhodno obvestili.

Za potrditev vaše identitete pri uveljavljanju pravic vas lahko prosimo za predložitev dokazila o identiteti. To počnemo izključno za varstvo vaših lastnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom.

Uveljavljanje vaših pravic je brezplačno. Kadar so zahteve očitno neutemeljene ali pretirane (zlasti ker se ponavljajo), lahko zaračunamo razumno administrativno pristojbino ali zavrnemo ukrepanje, o čemer vas bomo obvestili.